新卒の就職活動と比べて、転職活動は社会人としてのキャリアがあることを前提に行われるため、面接ではビジネスマナーに対して厳しくチェックされます。
転職活動をされる多くの方が、ビジネスマナーの一つとして名刺交換の場を経験されていると思われますが、転職活動の面接において名刺の受け渡しは行われるのでしょうか。
今回の記事では、転職活動の面接において面接官から名刺を渡された場合の対処方法、名刺交換以外に気をつけたい基本的なビジネスマナーについてまとめてみました。
転職活動の面接において名刺交換は必要なのか？
では、早速ですが、転職活動の面接において、どのような場合に名刺交換が行われるのか説明していきます。
原則として名刺交換は必要ない
まず、原則として転職活動に限らず、面接の場では名刺交換をする必要がないということを認識してください。
名刺交換とは、自身の会社を代表して渡すためのものであり、面接とは一個人として参加するものです。
現職の名刺を渡すことは失礼に該当する
そのため、求職を希望する会社に、辞める予定の会社の名刺を渡すこと自体が不自然な行為であり、面接官へ悪い印象を与えかねません。
また、私用による名刺交換を禁止する会社もあるため、現職の名刺を渡すことは、個人情報に対する意識が低いとみなされます。
面接官から名刺を渡されるケースはある
しかしながら、面接官側から名刺を渡されるケースはあります。主に、
- 社会人としてのビジネスマナーを図るため
- 後に不明点があった場合に質問できるように
- 面接官のビジネスマンとしての習慣
の３つの理由が考えられますが、自身のビジネスマナーが推し量られていると思って、名刺が渡されることは想定しておきましょう。
名刺の受け取り方については、「面接官から名刺を渡された場合の対応方法」にて詳しく解説いたします。
面接で名刺交換が必要なケース
では、転職活動の面接において、面接官から名刺を渡されることはあっても、名刺の引き渡しを要求されることはないのでしょうか。
これは面接を受ける会社によりますが、職務経歴を確認したいため、現職の名刺を求められる場合があります。
名刺を持ち合わせていない場合はどうすればいいのか
では、名刺を用意しておけばいいのかと言われれば、先ほども申した通り面接は一個人として参加するためのものであるため、用意する必要はありません。
もし、名刺の引き渡しを要求された場合、「申し訳ございません」の後に、
- 「ただいま名刺を切らしておりまして」
- 「私用での名刺交換は会社から禁じられているため、お渡しできません」
- 「本日は個人として面接に参加しているため、現職の名刺をお持ちしておりません」
などの理由を付け加えて答えましょう。
面接官から名刺を渡された場合の対応方法
では、転職活動の面接において面接官から実際に名刺を渡された場合、どのように受け取るべきなのでしょうか。
名刺の受け取り方
まずは、差し出されたら、椅子から立ち上がり、胸の高さに合わせ、「ありがとうございます」と両手で受け取ってください。
受け取った後は、一度、名刺に目を通してから机の左側へ置きます。名刺入れがある方は、名刺入れの上に乗せる形で受け取りましょう。
もし、面接官が複数いる場合は、着席順に合わせて机の上に置きます。
受け取る際の注意点
名刺をすぐしまうのはNG
名刺の取り扱いの注意点としては、受け取ってすぐに名刺入れ、カバン、ポケットに入れることはマナー違反です。
面接が終わるまでは机の上に出した状態を保ってください。
相手側の名前・企業ロゴに指をかけない
また、受け取る際は、名刺に表記された相手側の名前、企業のロゴに指をかけないように注意しましょう。
名刺は相手の顔であるという認識を持つ
名刺は相手の顔であり、丁寧に取り扱うことで、相手に敬意を示すことがビジネスマナーです。
そのため、折り目をつける、または名刺をメモ代わりに使用することは絶対にしてはいけません。
また、名刺をつい忘れて置いて帰らないように気をつけてください。
机のない面接室ではどうすればいいのか？
しかしながら、面接室によっては机がない場合もあります。
この場合は、名刺を受け取った後、一度、名刺の内容に目を通す素振りを見せた上で、「失礼します」と言い、手帳ないしはスケジュール帳に挟んだ上で、カバンにしまってください。
御礼の連絡は必要なのか？
名刺を受け取った場合、御礼の連絡が必要なのかという疑問がありますが、連絡のやり取りが特別に必要なシチュエーション以外は必要ないでしょう。
特に紹介会社を挟んでいる場合、応募者から直接、連絡が来ることで面接官を困惑させかねません。
紹介会社を介している場合は、御礼の連絡は担当のエージェントに任せてください。
名刺交換以上に気をつけたいビジネスマナー
転職活動の面接と言えども、名刺交換は応募者のビジネスマナーを確認する以上の意味は持たないと思っていいでしょう。
それ以上に、面接における基礎的なビジネスマナーを押さえておくことの方が重要です。
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入室から退室までの礼儀作法
もし面接を控えている、またはこれから転職活動を始める方は、まずは面接の一通りの流れを踏まえた上での礼儀作法を押さえておく必要があります。
入室
まず面接室への入室時は、ドアを２回ノックしてください。
面接官から呼ばれて初めて入室しますが、ドアを閉める時に面接官へお尻を見せるのはマナー違反ですので、気をつけましょう。
着席
入室後は、ドアから少し離れたところで一度、「失礼いたします」とお辞儀をします。お辞儀は、おへその前に手を添えてお辞儀をするのがマナーです。
また、着席前に椅子の横で、再びお辞儀をしますが、45度の角度で「本日はよろしくお願いいたします」とお辞儀してください。
面接官から「どうぞお座りください」と言われて、初めて着席をします。
面接中
面接中は、背筋を伸ばした姿勢を保ちながら行いますが、この時、背もたれからこぶし一つあけた状態を保てると尚良いです。
面接終了後
面接が終わったら、まず席の横に立ってください。この時、45度の角度で「ありがとうございました」とお辞儀をします。
ドアの前まで進んだら再び、「失礼いたします」とお辞儀をして、退室する際は面接官にお尻を向けないようにドアを閉めましょう。
質疑応答におけるマナー
面接官との質疑応答の際に、面接官から少しでも好印象を持たれるために気をつけたい点について紹介していきます。
端的かつ分かりやすい説明
まず前提として、回答する際は端的で分かりやすい説明をするように心がけてください。
長々とした説明は、社会人としての能力が低いとみなされますので、結論から話すように日頃から話し方に工夫しましょう。
また、簡潔にまとまった内容でも、早口であったり、平坦な話し方は相手にとって聞きづらいものです。
なるべく抑揚をつけながら、適度な速度で話すようにしましょう。
前職の悪口は言わない
転職活動の面接では退職理由を聞かれることがありますが、前職に対する不満などネガティブな内容は控えてください。
面接先の会社で働くことで、スキルアップをしたいなどポジティブな内容を伝えられると好ましいです。
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「質問ありますか」に対して「ありません」はNG
質問の最後に、面接官から「質問はありませんか」という質問が投げかけられることはよくありますが、必ず答えるようにしてください。
その場で思いつくことは難しいと思うので、「入職後、どのような業務にたずさわれるのか」など事前にいくつか質問内容を用意しておきましょう。
また、給料、待遇面に関する質問ばかりするのは、あまり好ましくありません。
そのため、給与、待遇面に関する質問をする場合は、いくつか用意した質問の中の一つとして聞くようにしましょう。
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行き過ぎた自己PR
面接において自己PRは大切ですが、行き過ぎた自己PRはかえって逆効果です。
面接官との会話の流れを踏まえた上で、自然な流れでPRするようにしましょう。
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受け答える上での注意点
その他、受け答えの際の注意点ですが、
- 無意識の内にやりがちな自分の悪い癖を治す(貧乏ゆすり・足組みなど)
- 相手の目を見て話す
- 面接官の表情に合わせる
- 乱暴な言葉遣いに気を付ける
- ぎこちない敬語に気を付ける
- 携帯電話はマナーモードに設定
上記の点に気を付けるようにしましょう。
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面接の練習風景を録画し改善する
また、自分ではできているつもりでも、客観的な視点に立ってできているかどうかを判別するのは難しいものです。
そのため、面接前は面接の練習を行い、その風景を録画することで改善ポイントを見つけましょう。
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服装
面接は限られた時間で行われるため、面接官への第一印象を良くするためにも、ビジネスマナーに沿った服装を心がけるべきです。
男性
男性に関しては、以下、４点に注意してください。
- スーツ：色は紺かグレー、シャツは白
- 靴：色は黒または茶色
- 靴下：黒また紺
- 髪型：色は黒、目と耳に髪がかからない長さ
髪色に関しては、原則黒が基本ですが、もし地毛が明るい方は、履歴書にその旨を記載しておきましょう。
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女性
女性に関しては、
- スーツ：色は黒・紺・グレー
- インナー：白のブラウス
- 靴：パンブス
- 髪型：目と耳が髪で隠れないヘアースタイル
を意識してください。
また、地毛が明るい人は、履歴書にその旨を記載しておくことと、髪が長い人は束ねることで、目と耳が隠れないようにしましょう。
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カバン
カバンに関しては、面接当日、椅子の横に立てかけることができるタイプのものを選んでください。
また、当日は書類等が渡されることもあるので、A4サイズの書類が収まるカバンが良いでしょう。
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清潔感のある服装を心がける
できるだけ生活感のあるビジュアルで取り組むべきですが、男性に関しては剃り残しがないようにヒゲを綺麗に剃ってください。
女性の場合、爪は綺麗に整える必要がありますが、マニキュアは印象が悪いので、着用はNGです。
また、濃いメイクは好まれませんので、ナチュラルさを心がけながら、チークやリップで目元、口元をピンクまたはオレンジにするのが良いでしょう。
アクセサリー類の着用も好ましくありませんが、結婚指輪の着用に関しては問題ありません。
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到着時間
面接当日は、余裕を持って行動することは良いことですが、会場に早く着き過ぎるのはビジネスパーソンとしてのマナーを疑われます。
受付には10分前の到着が好ましいので、予定より早く着いた場合は喫茶店等で時間を潰した後に、５分〜10分前に到着するのを心がけましょう。
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まとめ
転職活動の面接では原則、名刺交換は行われることはありませんが、面接官から名刺を渡されることはあるので、ビジネスマナーの一環として、名刺の受け取り方について今一度確認することをおすすめします。
面接を控えている転職希望者の方が、面接におけるビジネスマナーを確認する上で当記事を参考にしていただけたら幸いです。
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