「残業禁止命令」…？いや明らかに定時で上がれる仕事量じゃないんだが

会社の決算の時期などに、上司から「残業禁止」と言われたことがある方は多いのではないでしょうか。

そもそも、仕事が多いから残業せざるをえないわけで、残っていたくて残業しているわけではないのに。

上司は簡単に「効率化！効率化！」と言うけれど、具体的には何ができるのでしょうか。

また、普段から大量に仕事を抱えていて、残業ナシだと明らかに終わらないという人は、一体どのようにしたら良いのでしょうか。

まずはこの方法で、本気でノー残業に取り組んでみよう

①期限を延ばせるものはないか検討しよう

あなたがしている作業の期限はいつまででしょうか。今日しなければならないことですか？

書類が社内では今日中と言うことになっているけれど、もしかしたらお客さんは今週中でもいいかもしれない。

自分のしている作業のスケジュールだけでなく、後の工程のことも考えてみてください。

もちろん早いに超したことはないけれど、今は残業禁止命令が出ている異常事態。期限を延ばす交渉の余地があるか、上司やお客さんに確認してみましょう。

繁忙期の山を少し減らして、少しでも余裕のある時に持っていく。計画的に仕事をすることで、残業時間は安定してきます。

②メンバーの追加を検討しよう

残業してしまうということは、今の人数では足りていないということかもしれません。

新たに求人を出せれば良いですが、それには時間もお金もかかります。

それでは、周りのチームの仕事状況はどうでしょうか。自分のチームが忙しいときだけでも、人を借りることができれば早く進みますね。

③「便利なこと」は全部やろう

今は、下記のような業務効率化ツールがたくさんあります。

タスクやスケジュール管理ツール
書類チェックツール
自動計算ツール
音声入力ツール
自動解析ツール　など

自分でやらなくてもいいことはいっそやらないと決め、こうした便利なツールをフル活用して、徹底的に時間の無駄を省きましょう。

もちろん、ツールを使う以外の効率化も必要です。

例えば、電卓で計算した数字をExcelに入力していませんか？→関数を使うと早くなります。すこしのコツをつかむと、今後ずっと楽になります。

また、メール文面を作るのに１から手打ちしていませんか？→定型文やよく使う挨拶などは辞書登録すれば、１文字打ち込むだけで全文打ち込むことができるので便利ですよ。

仕事の順序ややり方を変えることで、今までより早く仕事ができるようになります。

膨大な仕事量を抱えている人は根気よく提案・交渉をしよう

そもそも、たくさんの仕事を与えておいて残業時間を減らすよう要求をする「残業禁止命令」は、理にかなっていないことなのです。

どう考えても8時間で終わるような仕事量じゃないのに、それを必ず8時間で切り上げろと言われても「だったら仕事量を減らしてくれよ」と言いたくもなりますよね。

とはいえ、上司に対してこのような主張の仕方をすると、悪い印象を持たれてしまう可能性も0ではありません。

それなら少し工夫して、「残業代が浮くぶん、少しお金をかけて〇〇を買っても良いでしょうか？　今後も継続的に効率が上がると思います！」などと、提案・交渉してみましょう。

このような提案・交渉をする権利はあなたには十分ありますし、仕事に意欲的な印象を与えるので、上司との関係も良好を保てます。

何より、この機に便利ツールや最新の仕事アイテムを導入してもらえれば、残業禁止期間だけでなく普段も定時上がりができるようになるかもしれませんよ。

いきなり「残業禁止命令」が出ても大丈夫なように日頃からしておきたいこと

①「探す」行為をなくすために整理整頓は徹底する

仕事に取りかかる前に、必要書類や筆記用具などを「探す」という行為に時間をかけていませんか？

何がどこにあるか分からない状態では、時間の無駄が多くなり自分の仕事に影響するだけではなく、周りの人に仕事を手伝ってもらうときにも困らせてしまいます。

日頃から自分の机の上や机の中は整理整頓しておきましょう。また、自分の机のだけではなく、部署全体を見渡して書類の保管方法を見直すべきところはないでしょうか？

使わないのに5年は保管しなければならない書類など、企業には様々な書類がありますね。書類探しが楽になるように、年ごとなどに規則的なルールを決めてファイリングして保管しておくことが大切です。

自社内にスペースがない場合は外部の倉庫を利用するサービスもありますよ。

②いつでも誰かに頼れる状態を作っておく

ひとりでたくさんの仕事を抱えすぎていませんか？　これを機にフォローできる環境を整えてしまいましょう。

周りの人に自分の仕事を教えておく、仕事内容をマニュアル化しておく。そうすると、「残業禁止命令」が出たときに「ちょっと手伝って！」と頼みやすくなります。

急病などのいざと言う時や、部署を異動する場合にも役立つので、整えておいて損はありません。

まとめ

企業の要素であるといわれる「ヒト」、「モノ」、「カネ」。残業を減らせというのは「カネ」を減らすことになります。

「カネ」を減らすためには、残りの「ヒト」か「モノ」を上手に動かすことが必要です。まずは、自分にできることから取り組んでみましょう。

残業禁止期間だけ苦しい思いをするのではなく、今後も安定してお仕事ができるように、長い目で見て考えてくださいね。