テレワークに必要なものは？最低限用意するものと仕事効率をあげるアイテム

テレワークを導入するための環境や条件は会社によってさまざまです。

 

しかし、新型コロナ感染症が流行したり、育児や介護と両立した働き方を実現したりするために、いずれ検討しなければいけないことではないでしょうか。

 

テレワークを円滑に運営するためには、会社だけではなく、社員も心構えが必要です。テレワークをするにあたって必要なものや仕事に対する持つべきスタンス、注意点などを歴5年半の在宅ワーカーがお伝えします。

 

スムーズにテレワークを行うためのコツを知れますよ。

 

 

 

 

Q1. あなたの性別は？

男性 女性

Q2. あなたの年齢は？

〜25歳 〜29歳 〜39歳 40歳〜

Q3. 直近の年収を
お聞かせください。

〜400万円 400〜600万円 600万円〜

テレワークを始めるにあたり最低限必要なものは？

まず、テレワークを始めるにあたって最低限必要なものをご紹介します。最低限必要なものは、「パソコン」と「インターネット環境」です。

 

他にも、できれば欲しいものというのがありますが、最低限だと「パソコン」と「インターネット環境」の2つがあれば仕事はできます。

 

自宅にパソコンがあることが大前提

テレワークは自宅にパソコンがあることが大前提になります。業種によっては、スマホで済む場合もあるかもしれませんが、ほとんどの場合ではパソコンがないと仕事が成り立ちません。

 

できればカメラが内蔵されているパソコンが好ましいです。テレワークでは、ビデオ通話をする機会が増えるので、顔を映すカメラが欲しくなることが多いです。カメラは後から付けることもできますが、内蔵されていると便利です。

 

もしない場合は会社から支給されるのか？

もし自宅にパソコンがない場合、会社から支給されるのかどうかという対応は会社によって異なります。ある会社では、自宅にパソコンがあるならテレワークに切り替えてもよいという判断をしたようです。

 

自分でテレワーク用のパソコンを用意しなければいけないケースもあるので、よく会社と相談しましょう。

 

テレワーク助成金の申請を会社に打診するのもあり

2020年4月時点では新型コロナウイルス感染症が世界で拡大しており、急いでテレワーク体制を整えている会社が増えてきています。しかし、テレワークに切り替えるためにはさまざまな準備費用が必要なので、一部を政府が助成する取り組みが行われています。

 

「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」と呼ばれるもので、概要は「時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです」というもの。

引用元：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）

 

支給対象となる事業主は限定的ですが、1人当たりの上限額20万円、1企業あたりの上限額150万円のなかで支給されるので、パソコン購入費を誰が負担するか困ったら条件に当てはまっているか確認した上でぜひ会社に打診してみるとよいでしょう。

 

インターネット環境

パソコンと同様、インターネット環境も必須です。遠隔でファイル交換や連絡をとりあうのにインターネット環境は必ず必要になります。スマホで一部なら代用できますが、大きなサイズのデータを扱うならインターネット環境が整ったところでパソコン作業するのが好ましいです。

 

家に回線を引いてなければモバイルWi-Fiを用意

自宅のインターネット環境が整っているならすぐにでもテレワークを始められますが、もしインターネット環境が整っていないのなら、モバイルWi-Fiを準備するとよいでしょう。

 

自宅にインターネットを引きたくても、開通工事を考えると2週間～1カ月前後ほどかかります。しかし、ポケットWi-Fiなら申し込みから即日対応で郵送され、その日から使えます。

 

ポケットWi-Fiは1カ月7ギガ制限があるものも存在しますが、無制限のものもあるので、申し込むときのコースにはよく気を付けてください。完全テレワークにするなら、ギガ数を意識しなくて済む無制限をおすすめします。

 

また、ポケットWi-Fiであれば、移動中やコワーキングスペース、カフェなどでも作業可能です。利便性を考えると、ポケットWi-Fiでインターネット環境を整えるのは得策でしょう。

 

会社からモバイルWi-Fiの支給は受けられる？

会社からモバイルWi-Fiの支給を受けられるかについては、パソコンと同様に会社の判断に委ねられます。

 

モバイルWi-Fiも、「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」の対象経費なので、そのことを伝えつつ交渉してみてはいかがでしょうか。

 

 

テレワーク環境をオフィスと同じ環境に揃える

効率よくテレワークで働くなら自宅の環境をオフィスと同じように揃えるのをおすすめします。とりわけ、2020年4月時点で新型コロナウイルス感染症の収束が見えていないので、「Withコロナ」の期間はどれだけ続くか不透明です。

 

つまり、オフィスに通勤できないテレワークがどれだけ続くか分からないので、できるだけ快適に働くために自宅環境を整えるのが大切なポイントになります。

 

PC用の机と椅子はあった方がよい

パソコン作業を長時間するにあたって体の負担となりにくい机と椅子はあった方がよいです。

 

 

 

業務で使うMicrosoftツールを用意

業種や仕事内容にもよりますが、Microsoftツールは用意しておかないと不便に感じることが多いです。とりわけ、WordやExcel、PowerPointは頻繁に使用することが多いので準備しましょう。

 

Word・Excel・PowerPoint

しかし、WordやExcel、PowerPointがない場合もWEB版を使えば問題ないことがあります。どこからでもアクセスでき、使い慣れた操作性で、誰とでも作業できるようになっています。もしものときは、無料のWEB版Officeを利用してみてはいかがでしょうか。

 

 

テレワーク中のセキュリティはどう管理されるのか？

テレワークを導入するにあたって懸念点となるのが、「セキュリティ問題」ではないでしょうか。テレワーク体制が整っていないときの解決策を提示してみます。

 

自宅からでは入れないシステムがあった場合

テレワークを始める前には、自宅からどのような情報にアクセスする必要があるかチェックしなければいけません。

 

自宅からは入れないシステムがあった場合は、テレワークをしない他の同僚に引き継ぎをしたり、テレワークに移行する前に全ての業務を済ませておいたりすることをおすすめします。

 

また、社内のセキュリティ担当者は、社外でテレワークをするときの指針を提示して社員が混乱しないようにする工夫が必要です。なお、不要なセキュリティの厳しさは求められません。

 

印鑑を押すのに出社する必要な場合は？

まだまだ印鑑や紙が当たり前になっている会社があるかもしれません。しかし、この新型コロナウイルス感染症が拡大してテレワークが推し進められている機会で、業務を見直してみませんか。

 

「クラウド人事労務ソフト」といったクラウド上で完結するシステムがあります。電子申請ができるので、上司も部下も出社する必要はありません。できるだけ効率的に無駄をなくす仕組みが大切です。

 

 

自宅で効率よく仕事をする環境にするために合った方がよいもの

自宅で効率よく仕事をするためにあった方がよいものとして、「マイク付きのイヤホン」や「モニター」、「高速インターネット環境」をおすすめします。テレワークに慣れてきたら欲しいと思う人は少なくありません。

 

マイク付きのイヤホンは地味に重宝する

ビデオ通話や電話の機会が多ければ、マイク付きのイヤホンはかなり役立ちます。電話で会話しているとき、パソコン作業をしたりメモをとったりしたいこともあるのでしょう。

 

スマホは薄くて滑るので肩で押さえにくいため、マイク付きのイヤホンがある方が便利です。とりわけ営業職の人に重宝されています。

 

モニター

事務作業が多く、一度にいくつものファイルを開くことが多い人は、大きい画面があると便利なので、モニターを揃えていることが多いです。モニターがあると一気に効率が上がったという人は少なくありません。

 

高速インターネット環境

2020年4月時点では、新型コロナウイルス感染症の影響で多くの人がステイホームしており、インターネットを頻繁に使っているので重くなったということもあるようです。

 

そのため、高速インターネット環境を整えるようにするとストレスが減ります。インターネット環境が重いと、ファイルの編集中やビデオ通話の途中で止まってしまうこともあります。

 

 

テレワーク中、仕事に対するスタンスとして持つべきもの５つ

テレワークを導入するにあたって持っておくとよいスタンスを5つご紹介します。オフィスで働くことに慣れている人は意識するとよいでしょう。

 

１：時間でなく成果で評価する

厳しいかもしれませんが、「頑張ったから評価されるだろう」というのはビジネスでは通用しません。成果が出ているかどうかで評価が下されます。

 

とりわけテレワークは通勤時間や残業という概念が薄くなる傾向があるので、時間ではなく成果で評価する考え方が求められます。

 

まれに、深夜まで残業して“頑張っている”人もいるかもしれませんが、日中まで眠気が残り、集中して仕事できていないなら効率がよいとはいえません。とりわけテレワークは成果主義で働きましょう。

 

２：情報漏えいに気を付ける

自宅ならまだそのリスクは低いですが、コワーキングスペースやカフェなどオープンな場所での会話には気を付けましょう。ビデオ通話や電話での会話は意外と漏れていることがあるので、会社の情報漏えいにつながります。

 

また、持ち出す書類も種類にも気を配りましょう。会社から持ち出し厳禁なものも多くあるはずです。

 

３：いつも以上のコミュニケーションを心がける

テレワークだとコミュニケーション不足に陥りやすいです。そのため、言われたことだけをやるのではなく、相手に自分の状況を見せる工夫も必要です。「作業Aの進捗は80％なので、本日14時には業務が完了する見込みです。次の業務について確認させてください」といった形です。

 

以下のような明確で主体的に行動する姿勢が必要です。

 

1. 業務の開始・終了を伝える
2. 質問のときは曖昧な表現を避ける
3. 指示を受けるだけでなく提案する

 

テレワークのよいところは、テキストベースでの会話が増えるので、記録に残りやすいところです。その利便性を活かして、円滑なコミュニケーションを図りましょう。

 

４：オン・オフを切り替える

テレワークはオフィスでの働き方以上に、個性が出るものです。さぼり癖がある人はあまり集中できず、真面目な人は指示されていないのに残業してしまうことがあります。

 

 

 

業務が途中のまま休憩時間に入ることがあり、もどかしい気持ちになるかもしれませんが、その分次の取り掛かりへの負担が減ります。「続きを早くやりたい」という気持ちになるわけですね。

 

５：1日の目標と成果を振り返る

1日の目標と成果を振り返るようにしましょう。テレワークは孤独にも陥りやすいので、何か達成感を得ていないとやりがいを感じにくいです。

 

私は、毎日の記録を付け、「今週は集中できたな。来週のタスクは少し多めにしてみよう」といった形で試行錯誤しています。日々、成長している実感を得られたら最高ですね。

 

 

まとめ

テレワークを始めるには、パソコンとインターネット環境があると最低限は大丈夫です。

 

その他、あった方が快適なアイテムはいろいろありますが、気が滅入らないようにリフレッシュする仕組み作りも大切です。

 

• アロマディフューザーで良い香りを漂わせたり
• 外に出る用事がなくともパジャマから着替えたり など

 

頭のスイッチを切り替える工夫をしてみましょう。