就活を続けていると複数の企業から内定をもらうこともあるでしょう。入社する企業は1つですので、他の企業は内定辞退をしなければいけません。
企業は採用活動を行ううえで、多くのお金や時間をかけています。自分にお金や時間をかけて書類選考や面接を行ってくれた感謝の気持ちを持って誠意ある対応をとりましょう。
内定辞退の旨を速やかに伝えなかったため、企業から損害賠償請求された裁判事例もあります。トラブルを避け、心残りなく新たな生活を迎えるために内定辞退のマナーや伝え方を知ってください。
本記事では、いつまでに内定辞退をすべきなのかという期限や基本的なマナー、電話やメールでの伝え方の例文などを解説します。
内定辞退の連絡はいつまでにすべきなのか？
まず、内定辞退の連絡はいつまでにすべきなのか、ということを解説します。民法で定められている期限とマナーとして良識ある期限の2つが存在するので、自分はどう行動すべきかよく考えて判断してください。
基本はいつでもOK｜内定辞退は労働者の自由
内定辞退は労働者の権利でもあります。企業としても労働意思が弱い状況で入社され、早期退職されても教育コストがかかるだけです。内定者と企業の両者にとって、最適な判断をすべきでしょう。
ただし、就活の一般的な常識としては、10月に開催されることが多い内定式の前までに内定辞退をするのが好ましいとされています。多くの企業は、内定式のタイミングで採用選考を終えて入社の準備を整えるためです。
毎年、何人を採用するかということを綿密に協議して調整しているので、内定式後の内定辞退は企業に迷惑をかける可能性が高いでしょう。内定式を終えると、内定者懇親会や入社前研修を行う企業もあるので、内定者としても内定辞退の旨を伝えにくい状況になるかもしれません。
内定辞退の報告が遅れるほど、企業に大きな影響を与えるので、迷惑をかけない良識ある判断をしましょう。
民法では２週間前｜内定承諾は民法上労働契約の締結に
民法では以下の通り、入社する2週間前までに内定辞退の旨を伝えれば問題ないとされています。
|
民法627条1項：期間の定めのない雇用の解約の申入れ 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から２週間を経過することによって終了する。 |
民法627条1項で定められているように、正社員といった雇用期間に期限のない労働契約の場合、2週間前に労働契約を破棄したい旨を伝えれば、いつでもいかなる理由でも解約できます。
内定辞退は労働者の権利で、原則として労働契約の解約の自由があります。
また、企業によっては、内定前に内々定が行われることもあるでしょう。内々定とは、採用担当者から「採用するので追って正式な通知を送る」と告げられることを指します。
このような内々定の承諾は、入社する意思表示と評価されないことが多いです。内定手続きを行わない限り、労働契約を結んだとは考えられにくいです。
したがって、内々定の連絡を受けても、その後に企業の業績が悪化して、内々定をなかったことにされることもあるようです。とはいえ、労働契約締結への合理的期待が不当に侵害されたと認められる場合は、損害賠償請求を行える可能性はあります。
内定承諾書に法的な効力はあるの？
内定者にとってみると、内定承諾書に法的な効力はあるのか、という点が気になるでしょう。
状況によっては、先に第二志望の企業から内定をもらい、第一志望の企業の最終選考はこれからというケースもあるでしょう。もし、第一志望の企業の選考に落ちたら、第二志望の会社に入社することになるので、悪い印象を与えたくないと考えるのは自然なことです。
採用担当者から、内定承諾書への署名捺印を依頼されたら、スムーズに対応したいかもしれません。
結論を言うと、内定承諾書に法的な拘束力はありません。そのため、内定承諾書に署名捺印した後に内定辞退を申し出ても法的なペナルティを負わされる可能性は低いです。
【関連記事】労動問題弁護士ナビ｜採用通知書とは｜法的性質や届いた後のチェック事項・内定辞退の方法まで
内定承諾書の目的は？
内定通知を明確に提示するという目的があります。その結果、入社意思の有無を表明してもらいたいという企業の狙いもあるでしょう。内定承諾書に法的な効力がないため、入社する2週間前までに内定辞退の旨を伝えればよいという話につながるのです。
しかし、内定承諾書を交わした後の内定辞退は企業へいくらかの迷惑をかけることになります。採用活動の計画が揺らぐことになるためです。社会人になってから内定辞退した会社と取引を行ったという方もいるので、良識ある行動をとることをおすすめします。
【結論】連絡はなるべく早く！分かったタイミングで内定辞退の連絡を！
いつまでに内定辞退をすべきかということについては、なるべく早くに、可能な限り内定式の前に、とお伝えします。
第一志望の企業から内定をもらい、他社は内定辞退をすると決めたらすぐに連絡しましょう。早ければ早いほど企業に迷惑をかけずに済みます。内定辞退は申し出にくいことではありますが、先延ばしにしてもよいことはありません。
また、内定をもらう際に、まだ他社の選考が残っているなら、その旨を正直に伝えるのも一つの手段です。企業によっては、他社選考の状況を詳しく聞いてくるところもあります。
その際に嘘をつくと後々面倒なことになるかもしれません。企業としても、他社の選考も並行して受けていることは承知しているので、よく考えて臨機応変に対応したいところです。
採用するのにもお金がかかっている
内定辞退の連絡は早めにすべき理由として、採用コストの問題が挙げられます。
企業は採用活動を行うために、就活メディアに掲載したり会社説明会・選考会を行う会議室を借りたりしています。さらに、採用活動がなければ本来別の仕事をできた採用担当者の活動費も無視できません。
入社予定者1人あたり53万円ほどの採用コストがかかっているというデータもあります。
■採用費総額平均
全体：約493.4万円／上場企業：約1,531.8万円／非上場企業：約371.5万円■入社予定者1人あたりの採用費平均（1社ごとに採用費を入社予定の人数で割った数値の平均値）
全体：約53.4万円／上場企業：約54.3万円／非上場企業：約53.2万円引用元：マイナビ｜新卒採用の予算について
採用コスト全体でみると、上場企業なら1,500万円以上、非上場企業でも370万円以上かかることも少なくありません。
欠員が出ればその穴を埋めなくてはならない
また、企業は採用活動を行うにあたって、いつまでに何人を採用するかという計画を立てています。もし欠員が出ればその穴を埋めなければいけません。予定通り進んでいたと思っていた計画が台無しになるわけです。
もし自分が採用担当者だったら、と想像してみると、内定辞退の連絡は早めにすべきということが分かりますよね。
内定辞退をサイレントで済ますのはNG｜損害賠償請求の裁判例も
次に、内定辞退に関する損害賠償責任の裁判例について紹介します。
裁判事例：採用費用などの損害賠償を請求した事例
内定承諾書に法的な効力はなく、民法によると入社の2週間前までに内定辞退の旨を伝えればよいと話がありましたが、著しく信義則上の義務に違反した場合に限り、損害賠償責任を負うという結論を出した裁判例があります。
信義則とは、社会共同生活において、権利の行使や義務の履行は、互いに相手の信頼や期待を裏切らないように誠実に行わなければならないとする法理のことです。
つまり、民法627条1項にて、労働者は原則としていつでも労働契約を解約し得る地位が保障されていますが、合理的な理由がなく、入社直前になって内定辞退をした場合、採用コストといったお金を支払わなければいけない可能性もあります。
これは、東京地裁にて、平成24年12月28日に行われた裁判例です。月日が経っているので、今の時代ではどうなのかという点は議論すべきことですが、誠実な対応をとるのが好ましいのは間違いないでしょう。
裁判年月日 平成24年12月28日
裁判所名 東京地裁
裁判区分 判決
事件番号 平２３（ワ）２５２１７号 ・ 平２３（ワ）４１０５８号
事件名 損害賠償請求事件（本訴）、（反訴） 〔Ｘ社事件〕
裁判結果 棄却 上訴等 控訴
社会人として常識ある行動を！
社会人になる者として常識ある行動をとるべきです。第一志望の企業から内定をもらって浮かれても、他社への連絡を怠ってはいけません。
内定辞退した企業と何らかの関係を持つ日が来るかもしれないので、「入社しない企業のことはどうでもいいや」という考えはやめましょう。
内定辞退を電話で伝える場合｜伝える際の注意点
次に、内定辞退の伝え方について解説します。まずは、電話で伝えるときの注意点について触れましょう。
電話で内定辞退の旨を伝える場合、時間帯・場所・気配りの3点に気を付けてください。
電話をかける相手は社会人ですので営業時間中の比較的業務が忙しくない時間帯を選ぶべきです。一般的には午前10時もしくは午後2時から4時が好ましいとされています。
しかし、業界業種によって異なるところですので、よく考えて時間帯を選んでください。電話をかける場所は駅や繁華街など騒がしいところは避けましょう。きちんと声が届くように静かな場所を選んでください。電話で聞き取りやすい適切な音量がありますよね。
そして、内定辞退という結論を述べるだけでなく、内定を出してくれたことに対する感謝や内定を断って迷惑をかけることへの謝罪も合わせて伝えましょう。
もし、内定辞退の理由を聞かれたら答えられる範囲で誠意を持って対応するのが好ましいです。
内定辞退を電話で連絡する際に想定される流れ
それでは、内定辞退の具体的な流れを紹介します。必ずしもそうとは限りませんが、一般的に交わされる会話です。
|
内定者 |
|
採用選考でお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 内定の件でご連絡いたしました。 |
|
採用担当者 |
|
お世話になっております。 どういったご用件でしょうか。 |
|
内定者 |
|
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。ただ、大変光栄なお話しなのですが、一身上の都合で辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。 |
電話は、挨拶と自己紹介から始め、簡単に用件を伝えます。辞退の理由は正直に伝えることが大切ですが、伝えにくいなら「一身上の都合」と言い換えても構いません。
転職エージェントを利用していた場合は代行してくれる
もしエージェント経由で企業に応募し、内定が出た場合は、内定辞退の旨をエージェントに伝えると問題ありません。
エージェントの担当者は多くの応募者とやりとりを行っており、中には内定辞退が出ることも想定の範囲内です。躊躇することなく、早めに伝えることを心がけてください。
内定辞退をメールで伝える場合の例文と注意点
次に、内定辞退をメールで伝える場合の例文と注意点を紹介します。
基本的には電話とセットでメールも送る
基本的に内定辞退は電話で伝えるようにしましょう。メールよりも早く確実な手段であることに加え、内定を出してくれた感謝と入社できないことに対する謝罪の気持ちがより伝わりやすいからです。
しかし、採用担当者に何度電話しても繋がらない場合はメールを送るとよいでしょう。その際は「〇時ごろお電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、メールでのご連絡になりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。」といった一文を添えると失礼な印象を与えずに済みます。
辞退メールを送る場合の例文
辞退メールの例文は以下の通りです。
|
件名：内定辞退のご連絡 本文： ○○株式会社 人事部 ○○様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
〇時ごろお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
嬉しいお知らせを頂戴したなかで大変心苦しいのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。 面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。 ----------------------- 【署名】 名前 住所 電話番号 メールアドレス |
|
件名：内定辞退のご連絡/〇〇〇〇（名前） 本文： ○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。 先日内定をいただきました〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
先ほど貴社にお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールで失礼いたします。 その節は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 履歴書や職務経歴書の確認に加え、面接のご対応など貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
取り急ぎメールでのご連絡となってしまい大変恐縮ですが、後日改めて〇〇様にお電話いたします。
就職活動を通して、貴社をはじめ担当者の〇〇様には大変お世話になりました。 末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。 ----------------------- 【署名】 名前 住所 電話番号 メールアドレス |
ポイントは、電話した旨と内定辞退という結論を先に書くことです。場合によっては、内定辞退の理由を書いてもよいですが、失礼にあたらないように気を付けましょう。
エージェントを利用している場合はアドバイザーに連絡
エージェントを経由して応募した企業を内定辞退するなら、まずはアドバイザーに相談するとよいでしょう。適切な対応方法を教えてくれます。
内定辞退の連絡は電話で行うのが基本ですので、アドバイザーに相談することなく、メールで伝えるのは好ましくありません。
もし自分で内定辞退の連絡を伝えられない場合
内定者の中には内定辞退の連絡を伝えるのが億劫な方もいるでしょう。企業から叱咤されるケースもゼロではないためです。
しかし、ずるずると内定辞退の連絡を遅らせるのは悪循環です。そこで、内定辞退を上手く伝えるために利用できるサポートを紹介します。
なりすましの連絡はやめよう
まず、誰かに代わって内定辞退を伝えてもらう「なりすまし連絡」はやめましょう。「そこまで多くの回数会っているわけではないので、声が違ってもばれないだろう」と考える方もいるようですが、誠実な対応とはいえません。
最低限のマナーとして、内定を出してくれた感謝と入社できないお詫びの気持ちはきちんと自分で伝えてください。
内定辞退代行サービスの利用を検討
どうしても独力で内定辞退ができないなら、内定辞退代行サービスの利用を検討するとよいでしょう。
例えば、当日対応可能で業界最安水準の「リクせル」は実績が豊富です。強い引き留めに合って断り切れない内定者が利用しています。電話にて「直接謝りに来い！」と怒鳴られたら、トラブルに発展することも考えられるので、内定辞退代行サービスを利用してもよいかもしれません。
内定辞退セットなら必要なものは全て揃っている
また、内定辞退セットも販売されています。「内定辞退セット」は、内定辞退の手紙用便箋や封筒など、内定辞退に必要なものが全て入ったセットです。
一般的な内定辞退の方法や手紙の書き方、電話の仕方など、内定辞退に関する最低限のマナーが分かりやすく書かれている解説書もあります。定価は税込みで550円ですので、不安なら購入を検討してもよいでしょう。
内定辞退の連絡をする際によるある質問
最後に、内定辞退の連絡に関してよくある質問に回答します。
内定辞退の理由は何でもよいの？
内定辞退の理由について悩む方は少なくありません。基本的に失礼ない内容なら問題ありません。例えば、以下のような理由が考えられます。
- 他業界の他社へ入社することを決めた
- 大学院に進み、さらに勉強したくなった
- 自分や家族の体調が悪くなり、就業が難しくなった
「会社の評判が悪かった」や「社風が合わなかった」などといった、ネガティブな理由は控えてください。また、入社する会社の名前を伝えるのもおすすめできません。
内定承諾に法的な効力はある？
内定承諾書に署名捺印しても法的な効力はありません。しかし、内定者には内定辞退を決めたら速やかに企業へ連絡する責任があります。悪質な場合、内定者に損害賠償を請求した裁判例もあります。
入社まで1週間を切っていますが大丈夫でしょうか？
民法627条1項では、いつでも労働契約の解約を申し出ることができ、企業に対して解約の意思を伝えてから2週間後に契約が解消されると定められています。
1週間前となると、規定の範囲外です。悪質な場合は損害賠償を請求される可能性もありますが、基本的にはやむ得ない理由について誠意を持って伝えれば問題ないケースもあります。企業に迷惑をかけたことはたしかなため、きちんとお詫びをするのが大切です。
内定辞退を断られました・・・
たとえ内定辞退を断られても意思を通しましょう。入社する会社を自由に選ぶ権利があるのですから、何も臆することがありません。入社日の2週間前までに連絡するという期限をしっかりと守り、正しいやり方で辞退を申し入れていれば企業は受け入れなければいけないのです。
どうしても対応してくれないなら、内定辞退代行サービス「リクせル」を利用してもよいでしょう。なるべく円満に終わらせられるようにしたいですね。
会社に来て直接言ってほしいと言われた場合
会社に来て直接内定辞退してほしいと言われたら、極力会いに行った方が賢明です。会社に行かないと回答したことでトラブルに発展したケースもあるためです。
しかし、会社に行くのは少し怖いかもしれません。また、いくら引き留められたからといっても自分の意思を曲げないでください。自分の意思を貫く自信がないなら、会いに行かないという判断をした方が適切かもしれません。
「大変申し訳ございませんが、すぐに地元へ帰る予定があり、スケジュールの都合がつきません。」といった理由を付けて断るのも一つの選択肢です。後悔することのないような選択をしましょう。
実際のところ、損害賠償請求をされることはある？
内定辞退の連絡が遅れて損害賠償請求された事例はあります。東京地裁にて、平成24年12月28日に行われた裁判です。稀なケースですが、誠実な対応を心がける必要性はあるでしょう。
内定辞退をしたあとやっぱり戻りたいは許される？
マナーを守った対応をして誠実な印象を与えているなら、内定辞退の取り消しが受け入れられる可能性もあります。
しかし、非常に稀なケースだといえるでしょう。他の応募者に内定を出している可能性も少なくありませんし、「そうは言っても、もう遅いよ」と断られることもあるでしょう。
いずれにせよ、内定辞退した企業とものちのちどのような縁があるか分からないため、誠意を持って対応したいところです。
転職・人材業界に深く関わるディレクターが『今の職場に不満があり、転職を考え始めた方』や『転職活動の進め方がわからない方』へ、最高の転職を実現できる情報提供を目指している。
本記事はキャリズムを運営する株式会社アシロの編集部が企画・執筆を行いました。
※キャリズムに掲載される記事は転職エージェントが執筆したものではありません。
- 新着コラム
- 人気コラム
- おすすめコラム
